Έσοδα Έξοδα διαχείρισης Φαρμακείου σε φύλλο EXCEL

> Εισαγωγή

Το φύλλο EXCEL των αποτελεσμάτων στο φαρμακείο έχει ως στόχο την πλήρη καταγραφή των εσόδων και εξόδων που έχει ανά μήνα το φαρμακείο με σκοπό τον προσδιορισμό του εισοδήματος που τελικά μένει. (Τι αφήνει το φαρμακείο στον φαρμακοποιό ως διαθέσιμο εισόδημα)

Έτσι στο φύλλο αυτό αναγράφονται αναλυτικά για κάθε μήνα τα έσοδα και τα έξοδα που πραγματοποίησε το φαρμακείο ανεξάρτητα του πότε αυτά θα εισπραχθούν ή πληρωθούν. Αποσκοπούμε δηλαδή στο να αναλύσουμε τι αποτελέσματα έχουν οι ενέργειες του φαρμακοποιού και αν και κατά πόσο λογιστικά παρουσιάζουν κέρδος. Συνεπώς το φύλλο απαντάει στην ερώτηση πόσα έβγαλε το φαρμακείο σε κάθε μήνα (και αθροιστικά με τα αποτελέσματα όλων των μηνών στο σύνολο του έτους). Βεβαίως το ότι υπάρχουν αυτά τα αποτελέσματα δεν σημαίνει πως βλέπουμε ταυτόχρονα την εικόνα τους (και τα χρήματά τους!) στο ταμείο μας. Διαφορές χρόνου εισπράξεων – πληρωμών λόγω των διαφορών χρόνου στις πληρωμές του ΕΟΠΥΥ, των αναλωσίμων ή της πίστωσης που έχουμε από τους προμηθευτές μας επιφέρουν διαφοροποιήσεις και διαφορά φάσης με την εικόνα στο ταμείο μας.

Σε τελική όμως ανάλυση τα πραγματικά μας αποτελέσματα είναι αυτά που προκύπτουν από τη λειτουργία ανά μήνα του φαρμακείου μας και το εισόδημα μας δεν είναι μεγαλύτερο, ούτε γίνεται να καταναλώνουμε περισσότερα χρήματα στην προσωπική μας ζωή από αυτά που προκύπτουν από αυτό το φύλλο (στην περίπτωση που δεν υπάρχουν και άλλες πηγές εισοδημάτων). Όσο για την παρακολούθηση του ταμείου το αντίστοιχο εργαλείο (Φύλλο EXCEL εισπράξεων – πληρωμών) προσφέρει μια πλήρη καταγραφή των κινήσεων του ταμείου μας τη στιγμή που γίνονται με σκοπό την παρακολούθηση του τελικού ισοζυγίου και την αποφυγή κενών ρευστότητας που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε αδυναμία ανταπόκρισης σε κάποιες υποχρεώσεις μας.

Η σωστή αντίληψη του τι ακριβώς αυτά τα 2 εργαλεία κάνουν και ο συνδυασμός των αποτελεσμάτων τους μας προστατεύουν τόσο από κενά ρευστότητας στις ταμειακές μας ροές (φύλλο εισπράξεων πληρωμών) όσο και λειτουργικές ζημιές που δεν έχουμε αντιληφθεί (φύλλο εσόδων εξόδων). Μαζί και τα δύο δίνουν μια συνολική απάντηση στο τι βγάζει το φαρμακείο μας με εφικτές απαιτήσεις παρακολούθησης και χρόνου.

Από εκεί και πέρα τα ερωτήματα γιατί βγάζει τόσα το φαρμακείο μας και αν και πως μπορεί να βγάλει το κάτι παραπάνω, είναι πιο σύνθετα. Απάντηση και μεθοδολογία υπάρχει φυσικά και για αυτά τα ερωτήματα και πρακτικές τόσο για να βελτιώσουμε την κερδοφορία από τις υπάρχουσες πωλήσεις όσο και για να επιδιώξουμε επιπλέον. Από την στιγμή που αφιερώνουμε ώρες και προσπάθεια καθημερινά στο φαρμακείο μας είναι κρίμα να μην εφαρμόζουμε δύο ή τρία πράγματα που μπορούν να γίνουν ώστε να ανταμειφθούμε για τον κόπο μας. Η διαχείριση δεν είναι ούτε κάποια «μαγική» τέχνη, ούτε κάποια μυστηριώδης γνώση που μπορούν λίγοι να εφαρμόσουν. Στη βάση της είναι μαθηματικοί υπολογισμοί που δίνουν νούμερα τα οποία ο καθένας μπορεί να αξιολογήσει και να εκμεταλλευτεί.

> Μεταφόρτωση του αρχείου

Το αρχείο είναι διαθέσιμο για μεταφόρτωση στον παρακάτω σύνδεσμο (link)

Φύλλο Εσόδων Εξόδων διαχείρισης Φαρμακείου  

> Οδηγίες Συμπλήρωσης

1. Γενικά

Το φύλλο είναι χωρισμένο σε μήνες. Σε κάθε μήνα υπάρχουν προσημειωμένες κατηγορίες εσόδων και εξόδων (με διαφορετικό χρωματικό πεδίο ανά κατηγορία) ώστε ο φαρμακοποιός να μπορεί να συμπληρώσει τα αποτελέσματά του. Η συμπλήρωση κάθε ποσού αφορά την τελική αξία η οποία συμπεριλαμβάνει και τον ΦΠΑ που της αναλογεί. Για παράδειγμα το αιτούμενο του ΕΟΠΥΥ είναι το συνολικό αιτούμενο του τιμολογίου προς τον ΕΟΠΥΥ (δηλαδή η συνολική του αξία). Έτσι το μόνο που έχει να κάνει ο φαρμακοποιός είναι στο αντικείμενο που θέλει να συμπληρώσει (πχ αιτούμενο ΕΟΠΥΥ, λογαριασμός αποθήκης, ΔΕΗ, ΕΦΚΑ κλπ) να πάρει το νούμερο από το τιμολόγιο ή τον λογαριασμό και να το περάσει στο αντίστοιχο κελί.

Το φύλλο στη συνέχεια θα κάνει αυτόματα τις προσθαφαιρέσεις που θα χρειαστούν ενώ όσο συμπληρώνεται κατά τη διάρκεια του έτους τα αποτελέσματα μεταφέρονται στο τέλος του χρόνου ώστε να βγει το ετήσιο αποτέλεσμα. Εάν το φύλλο συμπληρωθεί με επιμέλεια εμφανίζει την πλήρη εικόνα του φαρμακείου και του διαθέσιμου εισοδήματος που αφήνει στον φαρμακοποιό.

Η συμπλήρωσή του απαιτεί μόνο στοιχειώδεις γνώσεις Excel (Άνοιγμα, Αποθήκευση και Κλείσιμο αρχείου, συμπλήρωση κελιών κλπ) ενώ τα κελιά υπολογισμών είναι κλειδωμένα ώστε να μην αλλάξουν κατά λάθος. Για να διατηρηθεί η κατηγοριοποίηση των εξόδων και η αυτόματη άθροιση αναγκαστικά έχει κλειδωθεί και η προσθήκη επιπλέον γραμμών. Αν σε κάποιο μήνα υπάρχουν περισσότερες καταχωρήσεις από τις διαθέσιμες γραμμές θα χρειαστεί να καταχωρηθούν συγκεντρωτικά σε κάποιο από τα διαθέσιμα κελιά.

Η ημερομηνία στην οποία θα καταχωρηθεί το κάθε στοιχείο είναι ο μήνας στον οποίο έλαβε χώρα το γεγονός το οποίο θέλουμε να καταγράψουμε. Έτσι οι εκτελέσεις συνταγών του μηνός Ιανουαρίου (το αιτούμενο δηλαδή του ΕΟΠΥΥ Ιανουαρίου) θα καταχωρηθεί τον μήνα Ιανουάριο (ανεξάρτητα του πότε αυτές θα πληρωθούν). Όπως προαναφέρθηκε στόχος του φύλλου αυτού είναι να διαπιστώσουμε πόσα βγάζει το φαρμακείο μας και όχι το πότε (το οποίο ελέγχεται από το αντίστοιχο εργαλείο παρακολούθησης του ταμείου). Άρα για τη συμπλήρωσή του ακολουθούμε την αρχή της καταχώρισης στον μήνα στον οποίο το οποιαδήποτε γεγονός λαμβάνει χώρα (η ημερομηνία του αυτή διαπιστώνεται από το παραστατικό που συνοδεύει το γεγονός αυτό). Για παράδειγμα το σύνολο των αγορών από την αποθήκη μας τον Ιανουάριο θα συνοδεύεται από τιμολόγια με ημερομηνία μέσα στον Ιανουάριο και θα καταχωρηθεί στο φύλλο ως σύνολο αγορών της αποθήκης Χ τον Ιανουάριο. Αντίστοιχα θα καταχωρηθεί το σύνολο των αγορών στην αποθήκη Ψ ή τον προμηθευτή Ω τον Ιανουάριο κλπ.

Για να διευκολυνθεί η διαχειριστική αντίληψη του φαρμακείου οι κατηγορίες εσόδων και εξόδων έχουν διαχωριστεί ανάλογα με τον ρόλο που παίζουν μέσα στο φαρμακείο. Με τον τρόπο αυτό σταδιακά και όσο το φύλλο συμπληρώνεται ο φαρμακοποιός θα έχει μια πλήρη εικόνα των κινήσεων και των αποτελεσμάτων του. Αν και για την πλήρη απάντηση του γιατί βγάζει το φαρμακείο αυτά που βγάζει απαιτούνται επιπλέον κρίσιμα στοιχεία και αναλύσεις, ο διαχωρισμός αυτός των κατηγοριών αποτελεί την πρώτη βάση πάνω στην οποία στηρίζεται η ακριβής απάντηση.

2. Περιγραφή των Πεδίων

Πεδίο Α: Έσοδα

Αναγράφονται ανά εβδομάδα οι εισπράξεις σε μετρητά από τις πωλήσεις του φαρμακείου όπως αυτές προκύπτουν από την καταμέτρηση των χρημάτων του ταμείου της ημέρας. Επιπλέον συμπληρώνονται τα αιτούμενα από τα τιμολόγια των ασφαλιστικών ταμείων (όπως προκύπτουν από τα τιμολόγια που κατατίθενται) καθώς και άλλα έσοδα που έχει το φαρμακείο (πχ μηναία έσοδα από πωλήσεις με πιστωτική κάρτα κλπ). Στο τέλος το φύλλο αθροίζει αυτόματα τα έσοδα των πωλήσεων και έχουμε ως αποτέλεσμα τον τζίρο που πραγματοποίησε το φαρμακείο τον συγκεκριμένο μήνα.

Πεδίο Β: Αγορές – Προμήθειες Εμπορευμάτων

Στο πεδίο αυτό καταχωρούνται αθροιστικά όλες οι αγορές για κάθε μήνα ανά προμηθευτή που αφορούν οτιδήποτε προορίζεται για να πωληθεί μέσα από το φαρμακείο (αγορές φαρμάκων, παραφαρμακευτικών, καλλυντικών, άλλων προϊόντων κλπ). Καταχωρούνται τα τελικά ποσά (περιλαμβάνουν δηλαδή ΦΠΑ) όπως αναγράφονται στα τιμολόγια προμηθειών. Προσοχή στο γεγονός πως στο πεδίο αυτό καταχωρούνται αποκλειστικά και μόνο αγορές που αφορούν φάρμακα, προϊόντα και εμπορεύματα προς πώληση και όχι άλλα έξοδα ή δαπάνες. Στο τέλος του πεδίου το φύλλο αθροίζει αυτόματα τις αγορές προϊόντων και έχουμε ως αποτέλεσμα το ύψος των αγορών προϊόντων που πραγματοποιήθηκαν στο φαρμακείο τον συγκεκριμένο μήνα.

Πεδίο Γ: Αποδίδει τα Μεικτά Κέρδη από την διακίνηση Εμπορευμάτων (Πωλήσεις – Αγορές Εμπορευμάτων) τόσο ως ποσό όσο και ως ποσοστό επί των πωλήσεων

Πεδίο Δ: Σταθερά Έξοδα

Στο πεδίο αυτό καταχωρούνται όλα τα έξοδα που έχουν να κάνουν με την λειτουργία του φαρμακείου αλλά δεν αφορούν αγορές εμπορευμάτων. Όσα έξοδα λοιπόν απαιτούνται για την ύπαρξη και λειτουργία του φαρμακείου μας (χωρίς όμως τα φάρμακα και τα λοιπά εμπορεύματα που έχουν ήδη καταγραφεί) σημειώνονται στο πεδίο αυτό. Το φύλλο έχει ειδικές χρωματικές σημάνσεις για κάθε κατηγορία εξόδων (πχ εγκατάσταση, μισθοδοσία κλπ) αλλά και αθροίζει αυτόματα τόσο τα επιμέρους έξοδα, όσο και το σύνολο των κατηγοριών ώστε ο φαρμακοποιός να έχει για κάθε μήνα σαφή αίσθηση της αναλογίας των εξόδων που πραγματοποιεί στο φαρμακείο του.

Πεδίο Ε: Αποδίδει τα Λειτουργικά Κέρδη. Τα χρήματα δηλαδή που προκύπτουν ανά μήνα από τη λειτουργία του Φαρμακείου μας αφού εξοφλήσουμε τους προμηθευτές μας και αφού πληρώσουμε όλα τα έξοδα που συνεπάγεται η Λειτουργία του Φαρμακείου μας ως επιχείρηση.

Πεδίο Στ: Εκτός από τα Έξοδα που συνεπάγεται η Λειτουργία του Φαρμακείου μας ως επιχείρησης υπάρχει και μια σειρά Εξόδων τα οποία υπάρχουν παράδειγμα λόγω άλλων παραγόντων όπως της φορολογικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας (πχ φόροι, έκτακτες εισφορές, ασφαλιστικές εισφορές κλπ, κλπ κλπ) ενώ κάποια φαρμακεία έχουν λάβει και τραπεζικά δάνεια. Επιπλέον αυτών μπορεί να υπάρξουν άλλες έκτακτες εκροές όπως περικοπές συνταγών κλπ. Επίσης για την απλοποίηση του φύλλου όλες οι καταχωρήσεις έχουν υπολογιστεί συμπεριλαμβάνοντας ΦΠΑ για να μην μπει ο Φαρμακοποιός στην διαδικασία να υπολογίζει καθαρές αξίες. Θα πρέπει λοιπόν στο σημείο αυτό να αφαιρεθεί και η υποχρέωση ΦΠΑ που δημιουργείται προς την εφορία. Όλα τα παραπάνω Έξοδα καταχωρούνται σε αυτό το πεδίο ώστε να μην επηρεάσουν ως μεγέθη τον υπολογισμό των Λειτουργικών Κερδών ενώ στην στήλη αυτή καταχωρείται και το rebate των ασφαλιστικών ταμείων. Τα ποσά αθροίζονται και αφαιρούνται από τα Λειτουργικά Κέρδη ώστε να προκύψει το αποτέλεσμα του μήνα το οποίο υπολογίζεται αυτόματα στο Πεδίο Ζ τόσο ως καθαρό ποσό όσο και ως ποσοστό επί των πωλήσεων

Σημειωτέον ότι κάποιες από τις δαπάνες και ο ΦΠΑ αντιστοιχούν πιθανόν σε περισσότερους από έναν μήνες. Σε αυτή την περίπτωση μπορούμε είτε διαιρώντας τις να τις επιμερίσουμε σε όλους τους αντίστοιχους μήνες ή να τα καταχωρήσουμε στον μήνα έκδοσης απλά σε αυτή την περίπτωση προφανώς κάποιοι μήνες θα εμφανίζουν περισσότερα έξοδα ή δαπάνες από τους άλλους. Στο τέλος όμως του έτους αυτές οι διαφορές εξομαλύνονται.

Πεδίο Η: Ειδική πρόβλεψη έχει γίνει για τις αγορές Παγίων Αγαθών μέσα στη χρονιά. Κάθε αγορά Παγίου (ενός αγαθού δηλαδή το οποίο προμηθεύεται το φαρμακείο για χρήση πολλών ετών όπως πχ Σταυρός, Έπιπλα, Ψυγείο κλπ) δεν καταχωρείται σε κάποιο συγκεκριμένο μήνα καθώς τότε θα αλλοίωνε τα αποτελέσματά του αλλά καταχωρείται στη στήλη αυτή ώστε να υπολογιστεί ως στοιχείο όλης της χρονιάς. Έτσι στο Πεδίο Η αναγράφουμε όλες τις αγορές Παγίων που πραγματοποιήσαμε μέσα στην χρονιά (ανεξάρτητα ποιον μήνα έγιναν).

Πεδίο Θ: Η Φορολογία Εισοδήματος.

Για να προσδιοριστεί το Διαθέσιμο Εισόδημα που μένει στο φαρμακοποιό μέσα στην χρονιά θα πρέπει να αφαιρεθούν τα ποσά που πληρώνονται ως φόρος Εισοδήματος. Καθώς μέσα στην χρονιά πληρώνεται (ως επί το πλείστον σε 3 δόσεις) ο φόρος εισοδήματος που αφορά τα αποτελέσματα της προηγούμενης και έχοντας ως στόχο το φύλλο να υπολογίζει το διαθέσιμο εισόδημα της εκάστοτε χρονιάς επιλέχθηκε να γίνεται η καταχώριση του φόρου που πληρώνεται παράλληλα με την χρονιά που τρέχει (παρόλο που αφορά την προηγούμενη).

Αν παρόλα αυτά ένα φαρμακείο επιθυμεί να προσδιορίσει το αποτέλεσμα της χρονιάς ως καθαρό λογιστικό αποτέλεσμα μετά φόρων του έτους στο συγκεκριμένο πεδίο θα καταχωρίσει (την επόμενη χρονιά όταν υποβάλει την δήλωση) τον φόρο του έτους που αντιστοιχεί (χωρίς να υπολογίσει τις προσθαφαιρέσεις των προκαταβολών) παίρνοντας το μέγεθος από το εκκαθαριστικό της εφορίας που θα λάβει

 

3. Σύνολα Έτους

Έχοντας συμπληρώσει όλα τα παραπάνω πεδία (και συμπληρώνοντας το πεδίο Θ με την φορολογία εισοδήματος που πληρώνεται παράλληλα με την χρονιά που τρέχει) το φύλλο αυτόματα θα αθροίσει τα σύνολα σε κάθε κατηγορία δίνοντας μια ετήσια εικόνα στον φαρμακοποιό και θα υπολογίσει το διαθέσιμο εισόδημα που το φαρμακείο του απέφερε μετά και την πληρωμή των φόρων της προηγούμενης χρονιάς. Όπως προαναφέραμε αυτά είναι και τα χρήματα με τα οποία θα πρέπει να ζήσει ο φαρμακοποιός ή τουλάχιστον αυτά του αποφέρει το φαρμακείο του και συνεισφέρει σε τυχόν άλλες πηγές εισοδημάτων της οικογένειας του. Οποιαδήποτε υπέρβαση σε καταναλωτικές δαπάνες αυτού του ποσού σημαίνει πως υπάρχει κατανάλωση εισοδημάτων είτε από άλλη πηγή, είτε από αποθέματα περασμένων ετών (ή και δημιουργώντας νέα χρέη σε προμηθευτές!)

 

> Επίλογος. Η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων και του ταμείου του φαρμακείου αποτελεί το θεμέλιο της διαχείρισης του φαρμακείου. Είναι το πρώτο βήμα, ο δείκτης ελέγχου που θα μας δείξει που πάμε και μήπως υπάρχουν λάθη στην πορεία μας. Παρακολουθώντας τα τουλάχιστον εξασφαλίζουμε πως δεν θα βρεθούμε προ εκπλήξεων, δεν θα υπάρξει κάποια κατάσταση που δεν έχουμε προβλέψει και δεν θα κληθούμε να την αντιμετωπίσουμε με την θηλιά στο λαιμό. Στο επιχειρηματικό περιβάλλον όμως που δραστηριοποιούμαστε θα διαπιστώσουμε πως το φαρμακείο αποτελεί μια επιχείρηση με οριακά μεγέθη στην κερδοφορία της στα οποία πολύ εύκολα μπορεί να γίνουν σφάλματα. Αυτά τα σφάλματα θα πρέπει να μάθουμε να τα εντοπίζουμε και να τα αντιμετωπίζουμε. Και πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα να οργανώσουμε το φαρμακείο μας έτσι που αποδώσει στο μέγιστο αυτά που μπορεί. Σε τέτοιες οριακές συνθήκες είναι κρίμα να αφιερώνουμε όλες αυτές τις ώρες εργασίας που απαιτούνται και να δούμε τελικά πως οι καρποί τους πήγαν οπουδήποτε αλλού εκτός από εμάς. Η καταγραφή των μεγεθών και η μεθοδολογία υπάρχει και δεν είναι απαγορευτική ούτε από πλευράς προσπάθειας ούτε από πλευράς γνώσεων που απαιτούνται.

 

Η Οικονομική Διαχείριση του Φαρμακείου στην πράξη

Τμήματα 2017 – 2018

Δείτε τα αναλυτικά στοιχεία και το περιεχόμενο του προγράμματος, πληροφορίες για κρατήσεις θέσεων