Φύλλο EXCEL εισπράξεων – πληρωμών

Αρχείο EXCEL για την καταχώρηση εισπράξεων και πληρωμών. Κατεβάστε εδώ το αρχείο

Κατεβάστε το αρχείο με κλικ εδώ 

tameio1

Οδηγίες συμπλήρωσης Ημερολογίου Εισπράξεων Πληρωμών

 Γενικά

 Το φύλλο EXCEL του ημερολογίου εισπράξεων πληρωμών έχει σκοπό την εύκολη καταγραφή των εισπράξεων και των πληρωμών που λαμβάνουν χώρα στο φαρμακείο έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε επακριβώς τα διαθέσιμα χρήματα μας καθώς και την κατάσταση που θα πρέπει να αναμένουμε το επόμενο χρονικό διάστημα.

Στο φύλλο αυτό γίνονται οι καταχωρήσεις εισπράξεων και πληρωμών που λαμβάνουν χώρα στο φαρμακείο μας ταξινομημένες βάση της ημερομηνίας που είναι προγραμματισμένο να γίνει η εισροή ή εκροή χρημάτων που αντιστοιχούν στην συναλλαγή.

Με τον τρόπο αυτό και αν γίνεται με επιμέλεια η καταγραφή έχουμε συνεχή εικόνα του ταμείου μας.

Το φύλλο χωρίζεται σε 2 κύρια πεδία, (τα πεδία εισπράξεων και πληρωμών) ενώ είναι έτσι σχεδιασμένο ώστε κάθε τέλος του μήνα να πραγματοποιεί αυτόματα τις αθροίσεις και σε συνδυασμό με το ταμείο με το οποίο ξεκινήσαμε την χρονιά να μας δείχνει που βρισκόμαστε αυτή τη στιγμή από ύψος ταμειακών διαθεσίμων.

Η συμπλήρωσή του απαιτεί μόνο στοιχειώδεις γνώσεις excel (Άνοιγμα, Αποθήκευση και Κλείσιμο αρχείου, συμπλήρωση κελιών κλπ) ενώ τα κελιά υπολογισμών είναι κλειδωμένα ώστε να μην αλλάξουν κατά λάθος.

Τα κύρια χαρακτηριστικά που θα πρέπει να ακολουθούμε για την συμπλήρωσή του είναι:

Α) Θεωρούμε τους λογαριασμούς του φαρμακείου και το ταμείο του ξεχωριστούς από τους λογαριασμούς και το πορτοφόλι του σπιτιού μας. Όταν παίρνουμε ή δίνουμε χρήματα στο φαρμακείο μας καταγράφουμε τις αντίστοιχες μεταφορές.

Β) Καταχωρούμε όλες τις κινήσεις εισπράξεων ή πληρωμών τον μήνα που πραγματοποιείται η κίνηση. Στην περιγραφή καταχωρείται αν χρειάζεται το αίτιο της είσπραξης ή της πληρωμής, και στο κελί καταχωρείται το τελικό ποσό το οποίο μπήκε ή βγήκε στο ταμείο μας.

Αν χρειάζεται το φύλλο επιτρέπει την πρόσθεση γραμμών. Εναλλακτικά όμοιες καταχωρήσεις μπορούν να αθροιστούν και να καταχωρηθεί το άθροισμά τους.

> Πεδίο Α – Ταμείο Έναρξης Έτους

tameio2

Στο πεδίο αυτό συμπληρώνουμε το άθροισμα των τραπεζικών λογαριασμών και των χρημάτων του φαρμακείου μας γενικότερα στην αρχή του έτους. Παράδειγμα εάν την 01/01 έχουμε 2 λογαριασμούς με συνολικό ποσό 15000 ευρώ και επιπλέον 2000 ευρώ μετρητά στο ταμείο θα καταχωρηθεί το άθροισμά τους δηλαδή 17000 ευρώ.

*Εάν το φύλλο δεν σας αφήνει να κάνετε καταχώρηση στο πεδίο αυτό παρακαλούμε κατεβάστε ξανά το αρχείο καθώς εκ παραδρομής αρχικά το κελί είχε κλειδωθεί από αλλαγές. Στη νέα έκδοση η καταχώριση γίνεται κανονικά

> Πεδίο Β – Εισπράξεις

tameio3

Στο πεδίο «Εισπράξεις Μετρητοίς» καταχωρούνται όλες οι εισπράξεις του τρέχοντα μήνα που έχουν γίνει είτε με μετρητά είτε με άλλο άμεσο τρόπο πληρωμής. Όσον αφορά τις εισπράξεις των πιστωτικών καρτών καταχωρείται το καθαρό ποσό μετά τις κρατήσεις που μας αποδίδει το σύνολο των συναλλαγών με κάρτα (το οποίο το λαμβάνουμε από την εκκαθαριστικό της τράπεζας)

Στο πεδίο «Εισπράξεις πωλήσεων επί πιστώσει» καταχωρούμε όλες τις εισπράξεις οφειλών που αφορούν προηγούμενους μήνες των οποίων ο χρόνος εξόφλησης είναι ο τρέχων μήνας. Για παράδειγμα ο ΕΟΠΥΥ του Ιανουαρίου εάν πληρωθεί στις 90 ημέρες θα καταχωρηθεί τον Απρίλιο. Συνεπώς τον Απρίλιο μόλις λάβει χώρα η είσπραξη θα καταχωρήσουμε το τελικό ποσό που θα δούμε στον λογαριασμό μας (μετά από τις κρατήσεις ΤΣΑΥ και REBATE)

> Πεδίο Γ – Πληρωμές

 tameio4

Στο πεδίο «Πληρωμή Αγορών και δαπανών μετρητοίς» καταχωρούμε όλες τις πληρωμές του τρέχοντα μήνα που έχουν γίνει είτε με μετρητά είτε με κάποιον άλλο άμεσο τρόπο πληρωμής (πχ ebanking, επιταγή ημερών κλπ). Παράδειγμα αγορές μετρητοίς, ενοίκια, μισθοδοσία και λοιπά έξοδα θα καταχωρηθούν σε αυτή τη στήλη.

Στο πεδίο «Πληρωμή αγορών και δαπανών επί πιστώσει» καταχωρούμε όλες τις πληρωμές χρεών προηγούμενων μηνών των οποίων ο χρόνος πληρωμής είναι ο τρέχοντας μήνας. Για παράδειγμα εάν η αποθήκη μας πληρώνεται στις 60 ημέρες τις αγορές από αυτήν πχ του Σεπτεμβρίου θα τις καταχωρίσουμε τον Νοέμβρη (έστω και αν είναι την τελευταία ημέρα)

Τέλος στις Πληρωμές θα καταχωρηθούν και όλες οι υπόλοιπες πληρωμές που αφορούν, ΦΠΑ, εισφορές, δόσεις δανείων κλπ που αφορούν το φαρμακείο μας.

> Πεδίο Δ – Μεταφορές από και προς προσωπικούς μας λογαριασμούς

tameio5

Καταχωρούνται οι μεταφορές από και προς το φαρμακείο που κάνει ο Φαρμακοποιός. Στην πράξη τα χρήματα που αντλεί για το σπίτι του και τις προσωπικές του ανάγκες θα καταχωρηθούν εδώ. Επίσης μια σημαντική καταχώριση που θα γίνει εδώ είναι αν χρειαστεί ο Φαρμακοποιός να τροφοδοτήσει με χρήματα το φαρμακείο που δεν προέρχονται από τους λογαριασμούς τους οποίους έχει ορίσει για το φαρμακείο του. Παράδειγμα αν γίνει μια σημαντική αγορά η οποία δεν μπορεί να καλυφθεί από τα διαθέσιμα χρήματα του φαρμακείου και χρειαστεί να συμπληρώσει ο φαρμακοποιός από άλλον λογαριασμό ένα ποσό, αυτό θα καταχωρηθεί εδώ.

*Εάν το φύλλο δεν σας αφήνει να κάνετε καταχώρηση στο πεδίο αυτό παρακαλούμε κατεβάστε ξανά το αρχείο καθώς εκ παραδρομής αρχικά το κελί είχε κλειδωθεί από αλλαγές. Στη νέα έκδοση η καταχώριση γίνεται κανονικά

> Πεδίο Ε – Σειρά Αποτελεσμάτων

tameio6

Το φύλλο με κάθε καταχώριση πραγματοποιεί αυτόματα τις αθροίσεις. Στο τέλος κάθε μήνα αναγράφεται το υπόλοιπο που προκύπτει από τις καταχωρήσεις του μήνα. Αν δεν έχει παραληφθεί ή έχει καταχωρηθεί κάτι λάθος τότε το υπόλοιπο θα πρέπει να αντιστοιχεί στο πραγματικό υπόλοιπο των λογαριασμών και του ταμείου του φαρμακείου.

Χρήση του Φύλλου ως Εργαλείου απλού προϋπολογισμού ταμειακών ροών έτους.

Εκτός από την τήρηση του ταμείου το φύλλο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένα απλό εργαλείο προϋπολογισμού ταμειακών ροών. Για να συμβεί αυτό θα πρέπει να προσυμπληρωθούν όσο το δυνατόν περισσότεροι μήνες στο μέλλον με τις κατά προσέγγιση αναμενόμενες εισπράξεις και πληρωμές που θα λάβουν χώρα. Για παράδειγμα ο κάθε φαρμακοποιός είναι σε θέση να υπολογίσει πόσο περίπου είναι το εβδομαδιαίο ταμείο του, οι πληρωμές του ΕΟΠΥΥ, το ύψος των αγορών του από την φαρμακαποθήκη, το ενοίκιο, η μισθοδοσία κλπ. Επιπλέον κατά την λειτουργία του φαρμακείου του όταν εκδίδει επιταγές ή κόβει τιμολόγια στα ταμεία γνωρίζει εκ των προτέρων με ακρίβεια κάποιες από τις εισπράξεις και τις πληρωμές επόμενων μηνών. Συνεπώς όσο τρέχει ο χρόνος, η προσυμπλήρωση με κατά προσέγγιση τιμές όσο πλησιάζει ο μήνας αντικαθίσταται με πραγματικές υποχρεώσεις και απαιτήσεις.

Η Αυτόματη άθροιση συνεπώς στο τέλος κάθε μήνα λειτουργεί ως ένας άτυπος προϋπολογισμός που δίνει εκ των προτέρων μια εικόνα για το ταμειακό ισοζύγιο του μήνα. Επιπλέον η όσο το δυνατόν πιο σύντομη συμπλήρωση της υποχρέωσης των δόσεων του φόρου εισοδήματος μας οδηγεί στην προετοιμασία της πληρωμής του (η οποία για φέτος θα πρέπει να γίνει με μεγάλη προσοχή)

Για τον σκοπό αυτό έχει προστεθεί και ένας απλός υπολογισμός αναγκών διαθεσίμων ο οποίος όσο το ισοζύγιο παραμένει θετικό είναι προφανώς μηδενικός  tameio7

Εάν κατά την καταχώριση μελλοντικών πληρωμών το ισοζύγιο γίνει αρνητικό τότε αυτομάτως θα μας δείξει ποιο ποσό χρημάτων θα χρειαστούμε για να ανταπεξέλθουμε ταμειακά το συγκεκριμένο μήνα.

> Επίλογος

Η παρακολούθηση του ταμείου μας είναι πολύ πιο απλή από όσο πιστεύουμε και μας εφοδιάζει με ένα πολύ σημαντικό εργαλείο για την ρευστότητά μας. Όταν μάλιστα συνοδευτεί από μια συνεκτική καταγραφή των αποτελεσμάτων του κάθε μήνα τότε μεγάλο μέρος της αβεβαιότητας των οικονομικών του φαρμακείου μπορεί να μπει σε μια σειρά οδηγώντας στην αρχή μιας ορθολογικής διαχείρισης.

 

Η Οικονομική Διαχείριση του Φαρμακείου στην πράξη

Τμήματα 2017 – 2018

Δείτε τα αναλυτικά στοιχεία και το περιεχόμενο του προγράμματος, πληροφορίες για κρατήσεις θέσεων