Φύλλο Παραγγελίας Προμηθευτή

Φύλλο Παραγγελίας Προμηθευτή με συνολικό Υπολογισμό Εκπτώσεων και Οφέλους Εμπορικών Πολιτικών

Κατεβάστε το αρχείο με κλικ εδώ 

εκπτωσεις15

Οδηγίες Συμπλήρωσης Φύλλου

Εισαγωγή

Η σωστή οργάνωση των παραγγελιών είναι βασική για τον έλεγχο του κόστους προμηθειών. Για να ενισχύσουμε το φαρμακείο σε αυτή τη διαδικασία ήδη δημοσιεύσαμε ένα απλό φύλλο υπολογισμού και σύγκρισης εμπορικών πολιτικών για τον άμεσο υπολογισμού του τελικού κόστους αγοράς.

Στην καθημερινή πρακτική πολλές φορές οι προμηθευτές ενσωματώνουν σε μια παραγγελία ένα πλήθος διαφορετικών ειδών τα οποία είτε ξεχωριστά είτε σε ομάδες έχουν τις δικές τους ειδικές πολιτικές ή κλίμακες αγορών. Χρειάζεται συνεπώς ένα ολοκληρωμένο εργαλείο το οποίο να μπορεί να υπολογίσει μια συνολική παραγγελία, να προσδιορίσει το κόστος αγοράς για κάθε κωδικό και να επιμερίσει το όφελος από συνολικές πολιτικές όπως έκπτωση λόγω πληρωμής μετρητοίς, άλλες συνολικές εκπτώσεις, παροχές κλπ.

Για το σκοπό αυτό το φύλλο Συμπλήρωσης Παραγγελίας που δημοσιεύουμε εδώ έχει τη δυνατότητα αναλυτικής καταγραφής μιας παραγγελίας 40 διαφορετικών κωδικών με τις εκπτώσεις και τα τεμάχια του κάθε κωδικού, τον επιμερισμό συνολικών εκπτώσεων και παροχών, του υπολογισμού του συνόλου της παραγγελίας καθώς και την σύγκριση με τον προϋπολογισμό που έχουμε θέσει για τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Χρησιμεύει ακόμα με την αποθήκευσή της ως αρχείο μιας παραγγελίας και των ποσοτήτων και των τιμών στις οποίες αγοράστηκαν. Η συμπλήρωσή του απαιτεί μόνο στοιχειώδεις γνώσεις excel (Άνοιγμα, Αποθήκευση και Κλείσιμο αρχείου, συμπλήρωση κελιών κλπ) ενώ τα κελιά υπολογισμών είναι κλειδωμένα ώστε να μην αλλάξουν κατά λάθος.

Αναλυτικά

Καταχώρηση Στοιχείων

Σε κάθε γραμμή καταχωρούνται το είδος του κωδικού, η ποσότητα που θέλουμε να προμηθευτούμε και η τιμή χονδρικής καταλόγου, στην συνέχεια οι εκπτώσεις ή/και τα δωρεάν τεμάχια που αποτελούν την εμπορική πολιτική για αυτόν τον κωδικό καθώς και η χρηματική αξία άλλων παροχών για τον συγκεκριμένο κωδικό.

εκπτωσεις8

Αυτόματα υπολογίζονται ο τελικός αριθμός τεμαχίων σε κάθε κωδικό που θα προμηθευτούμε, το σύνολο της αξίας των τεμαχίων στον κωδικό, η τελική τιμή ανά τεμάχιο καθώς και η έκπτωση επί της τιμής καταλόγου που προκύπτει ως αποτέλεσμα του συνόλου των πολιτικών για τον κωδικό.

εκπτωσεις9

Εκπτώσεις και Παροχές που αφορούν το σύνολο της Παραγγελίας

Αφού συμπληρωθούν όλοι οι κωδικοί που θα προμηθευτούμε μπορούμε στο τέλος της παραγγελίας να καταχωρίσουμε συνολικές εκπτώσεις ή άλλες παροχές επί της παραγγελίας μας εάν υπάρχουν (πχ συνολική έκπτωση πληρωμής τοις μετρητοίς, επίτευξη στόχου παραγγελίας κλπ)

εκπτωσεις10

Προσοχή! Η καταχώριση στα πεδία συνολικών εκπτώσεων και παροχών αυτόματα προστίθεται στα αποτελέσματα του κάθε κωδικού σε όλη την παραγγελία. Έτσι η αξία και η έκπτωση ανά τεμάχιο που προκύπτει σε κάθε κωδικό συμπεριλαμβάνει και τις παροχές επί του συνόλου της παραγγελίας που καταχωρήσαμε. Άρα εδώ θα πρέπει να καταχωρείται μια έκπτωση ή άλλη παροχή μόνο όταν αφορά το σύνολο όλης της παραγγελίας. Αν υπάρχει έκπτωση που αφορά μέρος της τότε αυτή θα πρέπει να καταχωρηθεί μόνο στα είδη τα οποία αφορά!

Γραμμές Πληροφοριών Παραγγελίας

Μετά την καταχώριση όλων των δεδομένων το φύλλο αυτόματα υπολογίζει και μας παρέχει τις εξής πληροφορίες:

Α) Το πόσους διαφορετικούς κωδικούς περιλαμβάνει η παραγγελία μας καθώς και τον συνολικό αριθμό τεμαχίων και την συνολική τους αξία σε χονδρικές τιμές καταλόγου.

εκπτωσεις11

Β) Την τελική αξία της παραγγελίας μας καθώς και τον συνολικό αριθμό τεμαχίων (μαζί με τις δωρεάν ποσότητες) που θα παραλάβουμε καθώς και το οικονομικό όφελος που προκύπτει τόσο από τις εκπτώσεις όσο και από το σύνολο των εμπορικών πολιτικών σε σχέση με την αρχική αξία σε τιμές και ποσότητες καταλόγου.

εκπτωσεις12

Γ) Εάν λειτουργούμε με budget προϋπολογισμών ανά προμηθευτή μπορούμε καταχωρώντας το ποσό που έχουμε ορίσει ως budget παραγγελίας του συγκεκριμένου προμηθευτή να δούμε τι ποσοστό του προϋπολογισμού αυτού έχουμε καλύψει τόσο % όσο και την διαφορά της αξίας της παραγγελίας μας με αυτό το ποσό.

εκπτωσεις13

εκπτωσεις14

Επίλογος

Το φύλλο αυτό μπορεί να χρησιμεύσει με πολλούς τρόπους. Ανάλογα με το χρόνο που έχει να διαθέσει ο καθένας μπορεί να λειτουργήσει ως αρχείο παραγγελιών με την αποθήκευση του κάθε φύλλου με την ημερομηνία και τον προμηθευτή και να έχουμε έτσι ένα συνοπτικό εργαλείο ποσοτήτων και τιμών στις οποίες αγοράσαμε. Μπορεί να λειτουργήσει ως προϋπολογισμός για τους προμηθευτές μας και ως υπενθύμιση πως τα διαθέσιμα κεφάλαια για αγορές δεν είναι απεριόριστα. Ξεκαθαρίζει με σαφήνεια τα οφέλη από τις εμπορικές πολιτικές και την τιμή αγοράς που προκύπτει σε κάθε κωδικό. Και βεβαίως αποτελεί ένα φύλλο ελέγχου των συμφωνηθέντων με την εταιρία κατά την παραγγελία, με τα όσα τελικά αναγράφονται στο τιμολόγιο αγοράς.

Μία από τις βασικές αρχές της σωστής διαχείρισης του φαρμακείου είναι το να μην γίνονται οι παραγγελίες του βεβιασμένα και στο περιορισμένο χρονικό διάστημα της επίσκεψης με τον αντιπρόσωπο του προμηθευτή μας. Θα πρέπει να γνωρίζουμε από πριν και να έχουμε σκεφτεί τι πάμε να αγοράσουμε, με ποιο σκοπό, τι κεφάλαιο θέλουμε να διαθέσουμε και τι περιμένουμε να αποδώσει. Η πρόβλεψη πωλήσεων είναι βεβαίως μια δύσκολη διαδικασία. Τουλάχιστον λειτουργώντας με σαφείς όρους και προγραμματισμό στις αγορές μας έχουμε μια σταθερή αφετηρία.

 

Η Οικονομική Διαχείριση του Φαρμακείου στην πράξη

Τμήματα Απριλίου – Ιουλίου 2017

Δείτε τα αναλυτικά στοιχεία και το περιεχόμενο του προγράμματος.